業者名義の契約

この状態なら読む

次のような会社を対象にします。

• Web、メール、SaaS、回線、保守等を外部業者経由で契約している
• 実際に使っているのは自社だが、請求や契約変更は業者経由になっている
• ライセンス追加、解約、契約移管を自社から直接できるか分からない
• 業者を変更するとサービス自体も止まりそうで不安がある
• 契約名義、管理者ID、請求先、データ所在を同じものとして扱っている

外部業者経由の契約自体が問題なのではありません。

販売代理店や保守会社を通すことで、請求の一本化、導入支援、問い合わせ窓口、設定代行などの利点を得られる場合があります。

問題は、業者との関係が切れると、契約継続・管理・データ回収のすべてが同時にできなくなる状態です。

このページでは、現在の契約を急いで解約せず、何が業者へ依存しているかを分解して確認します。

まず「契約名義」と「管理権限」と「データ」を分ける

一つのサービスでも、確認したい主体は複数あります。

外部業者から請求書が来ていても、自社が組織管理者を持っている場合があります。

逆に、自社名義で支払っていても、管理者や復旧先が業者だけという場合もあります。

そのため「誰が払っているか」だけでは依存関係を判断しません。

最初に一覧を1枚作る

サービスごとに次を並べます。

• サービス名
• 用途
• 契約主体
• 契約番号や顧客番号
• 契約期間と更新日
• 請求先
• 支払方法
• 管理者ID
• 復旧先
• ライセンス数
• 業者が持つ権限
• 自社が持つ権限
• データのエクスポート可否
• 契約移管の可否
• 解約時に必要な作業

分からない項目は空欄のまま残します。

空欄が見えること自体が、次に業者へ確認すべき項目になります。

「移管できる」と一般化しない

サービスごとに契約体系が違うため、外部業者経由の契約を必ず自社へ名義変更できるとは限りません。

確認するのは次のいずれかです。

1. 現在の契約をそのまま移管できる
2. resellerや販売店だけ変更できる
3. 提供元との直接契約へ切り替えられる
4. 新契約を作って利用者や設定を移す必要がある
5. 現契約を維持する以外に現実的な方法がない

判断はサービス提供者の現在の公式条件で行います。

例えばGoogle Workspaceには、Googleとresellerの間、またはreseller間で有料subscriptionの管理をtransferする公式手順があります。

同じ資料では、このtransferはデータや可用性へ影響せず、transfer中も通常どおりサービスを利用できると説明されています。

これはGoogle Workspaceの具体例です。

他のSaaS、回線、保守契約にも同じ仕組みがあるとは限りません。

契約を動かす前にデータを回収できるか確認する

契約移管や再契約を検討するとき、料金やライセンスだけを見ないようにします。

重要な業務データがSaaS内にしかない場合は、先に次を確認します。

• 何をエクスポートできるか
• 添付ファイルも含まれるか
• CSV等の標準形式か、専用形式か
• エクスポートに管理者権限が必要か
• 件数や容量に制限があるか
• 契約終了後も一定期間取得できるか
• 別環境へ戻せるか

NCSCは、クラウドサービスへ重要情報を保存している場合でも、必要なデータがエクスポートされバックアップされていることを確認するよう示しています。

したがって、契約終了日になってから初めて書き出し方法を調べるのではなく、契約を動かす前に一度確認します。

業者経由契約を続ける場合も最低限を確認する

必ず直接契約へ変える必要はありません。

業者経由を続けるなら、少なくとも次を確認します。

• 契約している正式なサービス名とプラン
• ライセンス数
• 更新日
• 解約期限
• 業者が提供元へ支払えなくなった場合の扱い
• 業者変更時の移管方法
• 自社が持つ管理者権限
• データを書き出す方法
• サービス提供元へ直接問い合わせるために必要な情報

これらを確認できれば、外部業者へ依存していても、依存内容を説明できます。

段階的に移す

現行サービスを止めずに整理するなら、次の順序が扱いやすいです。

1. 現契約を記録する

まず契約・請求・管理者・データの現状を書きます。

この段階では解約しません。

2. 自社側の管理経路を確認する

自社が管理者を持てるサービスなら、自社側の独立した管理者を確保します。

業者の作業権限は必要に応じて残します。

3. 移管条件を公式情報で確認する

「業者に聞いたらできると言われた」だけではなく、提供元の現在の移管条件、契約期間、料金条件も確認します。

4. データ回収を試す

重要データを一度エクスポートし、必要な内容が含まれているか確認します。

5. 新しい請求・契約経路を準備する

直接契約または別業者へ移す場合は、新しい請求先、支払方法、管理者、復旧先を先に用意します。

6. 移管後に旧依存を確認する

移管が終わったら次を確認します。

• 旧業者だけが持つ管理者権限が残っていないか
• 請求が二重になっていないか
• 旧契約が自動更新されないか
• データとユーザーが想定どおり残っているか
• 自社からライセンス変更や問い合わせができるか

先に解約しない

最も避けたいのは、依存関係を把握する前に旧契約を解約することです。

特に次が未確認なら、先に移管経路を確認します。

• メール
• 認証基盤
• 会計や販売管理
• 顧客データ
• WebやDNSに関係するサービス
• 業務上必要な回線

「外部業者から離れる」ことを目的にするのではなく、業者を変更しても自社の業務継続条件を説明できる状態を目的にします。

最低限ここまで分かればよい

最初から全契約を直接契約へ変える必要はありません。

まず次の5点が答えられる状態を目指します。

1. 誰が契約主体か
2. 誰が管理者か
3. いつ更新・解約されるか
4. 業者変更時に契約をどう継続するか
5. 契約終了前に業務データをどう回収するか

ここまで分かれば、外部業者との関係を維持したままでも、次の改善を計画できます。